Jak Chunking zlepšuje efektivitu práce a produktivitu

Jako manažeři trávíme příliš mnoho času tím, že se snažíme zapracovat více práce do méně času. Společnou odpovědí pro přepracované profesionály na všech úrovních je pokus o multitasking prováděním více činností současně. Problém je, že multitasking nefunguje.

Proč Multitasking není nejúčinnější přístup k produktivitě práce

Představte si například, že když si ráno čistíte zuby, začnete přemýšlet o agendě velkého setkání později během dne. To nebere hodně z vašeho mozku je zpracovatelská síla čistit si zuby a vy byste mohli vlastně být schopný se soustředit na agendu zatímco mechanicky zpracovává vaše ranní čištění zubu úkol.

Ale co dva úkoly, které vyžadují více kapacity vašeho mozku? Možná budete mluvit po telefonu při přípravě snídaně. Obě úlohy můžete udělat správně, ale příležitost k chybám v důsledku zanedbání pozornosti je velká.

Chunking jako alternativa k multitaskingu

"Chunking" popisuje, jak funguje využití lidské paměti. Je důležité si pamatovat tento koncept, protože se díváme na dokončení několika úkolů současně. Ve skutečnosti mezi nimi přecházíme spíše než je provádíme ve stejnou dobu (i když v případě čištění zubů se může zdát, že jsou simultánní).

Představte si, že jste v telefonu, když někdo vejde do vaší kanceláře. Žádají o radu nebo rychlé rozhodnutí o problému. Krátce přestanete poslouchat osobu na telefonu, naskenujte poznámku před sebou, načmáráte odpověď a vrátíte se k telefonnímu hovoru. Tyto dvě činnosti (telefonní hovor a osobní konverzace) jste neučinili současně.

Ve skutečnosti jste udělal tři úkoly v sekvenci; zahájil telefonní hovor, proběhl v osobním rozhovoru a pak pokračoval v telefonickém hovoru. Stejně jako ve výše uvedeném příkladu na snídani, mohli jste oba udělat lépe, a to v kratším čase, pokud jste je udělali jeden po druhém namísto současně. Důvodem je, že jakmile začnete každý úkol, musíte se na něj zaměřit a začít.

Proč je doba spuštění v multitaskingu neúčinná

Když jste začali telefonovat, musíte o tom přemýšlet, najít telefonní číslo a uskutečnit hovor. Když jste byli přerušeni, museli jste zjistit, co od vás osoba chtěla, abyste jim mohli dát rozhodnutí. Nakonec, když jste znovu zavolali, museli jste si pamatovat, kde jste přestali. Možná jste dokonce musel říct, "Promiň, omlouvám se, někdo vešel dovnitř. Co jsi říkal?"

Čím více začnete a zastavíte během dne, tím více těchto časově náročných startovacích okamžiků máte. Tyto momenty jsou neproduktivní. Pokud máte denní zprávu připravit, start-up moment je pravděpodobně docela krátký ve srovnání s tím pro zprávu, kterou děláte pouze čtvrtletně. Nicméně, pokud připravujete tuto zprávu a vy jste přerušeni, máte pokaždé téměř stejnou dobu na start.

Řekněme například, že můžete napsat zprávu do 30 minut bez jakýchkoli přerušení. Může však trvat několik hodin, pokud se během dne objeví neplánované úkoly a přerušení. Toto podstatné zpoždění často nepřichází tolik od skutečných přerušení, jako je doba potřebná k opětovnému spuštění zprávy.

Proč byste měli zkusit Chunking místo Multitasking

Okay, někdy musíš dělat více věcí. Vaše práce může být funkční jako moje, takže co je lepší než multitasking? Chunking je lepší.

Chunking je koncept rozpadu vašeho dne na větší kousky, místo aby reagoval na neustálé přerušení. Čím více času můžete věnovat konkrétním úkolům, tím méně startovacích momentů budete mít a efektivita se zvýší úměrně. Protože nebudete trávit tolik času v start-up momentech, budete mít více času a budete mít více práce. Jako bonus, protože budete moci soustředit na jeden úkol po ruce, budete to dělat lépe.

Jako postranní panel, projektoví manažeři dávno přišli na sílu této techniky a vytvořili si vlastní verzi "chunking" prostřednictvím procesu rozpisu struktury práce.

Jak začít s chunking při práci

Jak tedy můžete začít chunking?

• Začněte malý, dokud se nedostanete dojem. Vyberte si jeden úkol, možná svůj týdenní přehled.
• Odložíte 30 minut, o kterých víte, že to bude trvat.
• Zavřete své dveře nebo postavte znamení, které zní "Genius v práci" nebo něco takového a pak se zaměřte na zprávu a nic jiného než na zprávu.
• Ignorujte telefon.
• Nezkontrolujte e-mail.
• Stačí napsat zprávu.

Pokuste se to samé o telefonní hovory, schůzky se zaměstnanci a další pravidelné aktivity. Zaměřte se, rozdělte své dny ven a po několika týdnech praxe se budete cítit a být efektivnější.

Sečteno a podtrženo

Neztrácejte tolik času snahou o multi-úkol. Místo toho, aby se efektivnější a produktivnější tím, že kousky. Zatímco tento termín je nepříjemný, tento koncept je účinný.

Aktualizováno společností Art Petty