Jak napsat referenční dopis

Je důležité vědět, jak napsat referenční dopis, protože téměř každý je požádán, aby v průběhu své kariéry poskytl odkaz. Ať už je to pro zaměstnance, přátele nebo někoho, s kým jste pracovali, je důležité být připraveni napsat účinný doporučující dopis.

Přečtěte si níže tipy, jak napsat referenční dopis, stejně jako materiály, na které se má uchazeč zeptat a kdy ne (a jak říci ne) psát dopis někomu.

Referenční dopisy nebo doporučující dopisy

Referenční dopis, také známý jako doporučující dopis, je dopis, který hovoří o pracovní zkušenosti, dovednostech, odborných znalostech, osobních kvalitách a / nebo akademickém výkonu. Je napsán bývalým zaměstnavatelem, kolegou, klientem, učitelem nebo někým jiným, kdo může o této osobě hovořit pozitivně.

Když potřebujete referenční dopisy

Potřebujete referenční dopisy, obvykle asi tři, kdy platí se pro pracovní místa, stáže, dobrovolnické pozice, vysoké školy a programy pro absolventy škol. Referenční dopis je pozitivní potvrzení vašich dovedností a atributů, které napsal někdo, kdo je obeznámen s vaší prací, charakterem a úspěchy.

Referenční dopis vysvětluje, proč by vás měl čtenář vybrat a co vás opravňuje k tomu, abyste se ucházeli o tuto příležitost. Dopisy může požadovat organizace, která zvažuje jednotlivce pro zaměstnání nebo přijetí v instituci, nebo může být nabídnuta uchazečem o zaměstnání nebo žadatelem.

Co je součástí referenčního dopisu

Referenční dopis je pozitivním potvrzením vašich dovedností a atributů. Vysvětluje, proč by vás čtenář měl vybrat a co vás opravňuje k příležitosti, o kterou žádáte.

Aprofesionální referenční dopis je obvykle napsán supervizorem, kolegou, klientem, učitelem nebo profesorem, který je dobře obeznámen se svými úspěchy v nastavení pracovního typu. Typicky zahrnuje popis vaší pozice a odpovědnosti, dobu trvání vaší společnosti a vaše schopnosti, kvalifikace a příspěvky do organizace.

Znak neboosobní referenční dopis může být napsán rodinným přítelem, mentorem nebo sousedem, který může potvrdit vlastnosti, které by z vás učinily dobrého kandidáta na pozici, kterou hledáte. Vysvětluje, jak vás spisovatel zná a diskutuje o vašich osobních atributech tak, jak by se uplatňovaly v nastavení úlohy.

Co dělat před napsáním referenčního dopisu

Přemýšlejte, než řeknete „Ano.Než souhlasíte s napsáním dopisu, ujistěte se, že máte pocit, že pro tuto osobu můžete napsat pozitivní referenční dopis. Pokud tuto osobu dobře neznáte nebo si nemyslíte, že dokážete mluvit o dovednostech nebo schopnostech dané osoby, je dobré odmítnout žádost o doporučení.

Je lepší říci spíše ne psaní doporučení než psaní negativní reference pro osobu.

Můžete být vágní, když tuto žádost odmítnete, jednoduše řeknete: „Nemám pocit, že bych byl tou nejlepší osobou, která vám napíše doporučení.“ Pokud je to možné, navrhněte někoho jiného, ​​koho se mohou zeptat.

Požadovat informace. Je dobré požádat osobu o kopii životopisu nebo životopisu, i když je znáte již delší dobu. Mohou mít novou akreditaci nebo úspěchy a chcete poskytnout co nejvíce aktuálních informací. To vám také pomůže při tvorbě dopisu.

Pokud je referenční dopis určen pro konkrétní pracovní příležitost, požádejte také o kopii pracovního místa. Podobně, pokud je referenční dopis určen pro konkrétní školu nebo program, požádejte o informace o škole. Čím více informací máte, tím jednodušší bude napsat dopis.

Získejte všechny podrobnosti.Spolu s žádostí o informace o kandidátovi získáte všechny informace, které potřebujete o tom, jak tento dopis odeslat. Zeptejte se, na koho byste měli poslat dopis, kdy je lhůta stanovena a jaký formát by měl dopis obsahovat. Zeptejte se také, zda existují nějaké údaje, které by škola nebo zaměstnavatel chtěla zahrnout do svého dopisu.

Co zahrnout do referenčního dopisu

Pokud vám kandidát neposkytne formulář, na který chcete napsat své doporučení, měli byste odkaz napsat jako formální dopis. Referenční dopis by měl začínat jak s vámi, tak s kontaktními informacemi zaměstnavatele (jméno, adresa, telefonní číslo, e-mail), za kterým následuje datum. Pokud se jedná spíše o e-mail než o skutečný dopis, uveďte své kontaktní údaje na konci dopisu po svém podpisu.

Kontaktní informace a pozdrav:Pokud píšete dopis osobě nebo výboru, uveďte kontaktní údaje v horní části dopisu a ve svém pozdravu. Pokud píšete obecný dopis, můžete napsat na "Koho se to může týkat" nebo jednoduše začít dopis s prvním odstavcem.

Oslovení: Začněte svůj dopis s názvem "Vážený pane / M. Příjmení." Pokud neznáte příjmení zaměstnavatele, jednoduše napište: "Vážení manažeri." Pokud se uchazeč uchází o akademický program, můžete napsat „Výbor pro přijímací řízení“.

Úvod: Vysvětlete svůj vztah s osobou, pro kterou dopis píšete. Můžete uvést, jak dlouho jste osobu znali. Pak vysvětlete, proč píšete dopis. Nezapomeňte uvést název společnosti, zaměstnání, školy nebo příležitosti, o kterou se osoba uchází. Například: „V posledních třech letech jsem byl vedoucím společnosti James Smith ve společnosti XYZ Company. Jsem rád, že bych mu mohl doporučit pozici hlavního účetního ve společnosti ABC Company.

Přehled těla:V textu dopisu uveďte konkrétní informace o osobnostech uchazeče (tvořivost, trpělivost, důvěra atd.), Specifické dovednosti (vynikající komunikační dovednosti, organizační dovednosti atd.). Buďte co nejkonkrétnější.

První odstavec: První odstavec referenčního dopisu vysvětluje vaše spojení s osobou, kterou doporučujete, včetně toho, jak je znáte, a proč jste způsobilý napsat referenční dopis, který vám doporučí zaměstnání nebo absolventskou školu. Uveďte vztah (osobní nebo profesionální), který máte s osobou, kterou doporučujete.

Druhý odstavec (a třetí a čtvrtý)

Prostřední odstavce referenčního dopisu obsahují informace o osobě, o které píšete, včetně toho, proč jsou kvalifikovaní a co mohou přispět. V případě potřeby použijte více než jeden odstavec. Buďte konkrétní a sdílejte příklady, proč je tato osoba kvalifikovaným kandidátem. Pokud můžete, uveďte konkrétní případy, kdy jste osobu úspěšně sledovali s využitím dovedností požadovaných pro danou pozici.

Pokuste se popsat vlastnosti a dovednosti, které se vztahují ke konkrétní práci, škole nebo příležitosti. Pokud se například osoba uchází o práci manažera, zaměřte se na vedení a komunikační dovednosti dané osoby.

Zavření dopisu

V závěrečném odstavci nabídněte více informací a uveďte své kontaktní údaje (telefonicky a e-mailem), abyste mohli poskytnout ústní doporučení, nebo v případě potřeby odpovědět na další otázky. Můžete také zopakovat, že tuto osobu doporučujete „bezvýhradně“ nebo „bez výhrad“.

Podpis: Ukončete dopis svým podpisem, ručně psaným, následovaným zadaným názvem. Pokud se jedná o e-mail, jednoduše zadejte zadané jméno a poté kontaktní údaje.

Doporučení Délka dopisu, formát a písmo

Než začnete psát dopis: Požádejte kandidáta, aby vám poslal svůj životopis, přepis, životopis nebo jiné materiály, které vám pomohou přesně popsat osobu. Můžete také požádat o popis pozice, pro kterou žádá, a informace o společnosti. Čím více informací máte, tím snazší bude napsat silné doporučení.

Délka: Doporučení by mělo být více než jeden nebo dva odstavce; dopis tento krátký naznačuje, že buď dobře neznáte, nebo je plně neschválíte. Nicméně, chcete, aby dopis stručné a zaměřit se na několik klíčových bodů, takže se vyhněte psaní více než jednu stránku. Tři nebo čtyři odstavce, které vysvětlují, jak tuto osobu znáte a proč je doporučujete, mají odpovídající délku.

Formát: Doporućovací dopis by męl být prostorovę oddęlený s mezerou mezi każdým odstavcem. Použijte asi 1 "okraje pro horní, dolní, levou a pravou stranu stránky a zarovnejte text doleva (zarovnání většiny dokumentů).

Písmo: Použijte tradiční písmo jako Times New Roman, Arial nebo Calibri. Velikost písma by měla být mezi 10 a 12 body, takže je snadné číst. Úprava velikosti písma je dobrým způsobem, jak ponechat dopis na jedné stránce.

Upravit:Před odesláním si přečtěte svůj dopis. Můžete nechat někoho jiného upravit dopis, ale skrývat jméno kandidáta, aby bylo zachováno jeho soukromí.

Vzorek referenčního dopisu

Tento příklad referenčního písmene můžete použít jako model. Stáhněte si šablonu (kompatibilní se službou Dokumenty Google a Word Online) nebo si přečtěte textovou verzi níže.

Stáhněte si šablonu aplikace Word

Ukázka referenčního dopisu (textová verze)

Melissa Bradleyová

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. září 2018

Jim Lee

Lidské zdroje

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Vážený pane Lee, Jsem nadšený, že mohu doporučit Sarah Jonesovou pro pozici manažera digitálního marketingu v Sabre Marketing & PR. Jako marketingový ředitel v A & B Media jsem měl tu čest pracovat jako vedoucí Sarah, když zde byla zaměstnána jako marketingová spolupracovnice. Zodpovědná, přesná a mimořádně jasná, Sarah patřila k nejlepším talentům na A & B Media a já naprosto podporuji její kvalifikaci a její schopnosti.

Byl jsem nepřetržitě ohromen znalostmi, které přinesla na stůl, a jejím odhodláním zůstat na špičce v oboru. Sarah kombinuje ostré analytické dovednosti se silnou intuicí a vždycky jsem věděla, že se na ni mohu spolehnout, že splní termíny a překročí naše očekávání. Během dvou let s námi dosáhla řady úspěchů, od zvýšení zapojení našich sociálních médií o 20%, až po snížení míry odchodů z našich webových stránek o 10% a zvýšení návratnosti investic do digitálních kampaní o 15%.

Zatímco Sarahova profesionální pozornost byla pro A & B Media nesmírně cenná, byla také skvělou hráčkou týmu. Optimistická, poutavá a snadno dosažitelná, Sarah byla opravdová radost mít v kanceláři a podporovat mnoho pozitivních vztahů v rámci našeho oddělení i v celé společnosti.

S tím jsem řekl, že jsem velmi důvěryhodný v mé doporučení a věřím, že Sarah by byla skvělá volba pro Sabre Marketing & PR. Pokud byste chtěli hovořit o svých zkušenostech se Sarah, prosím, napište mi na adresu [email protected] nebo mi zavolejte na číslo 555-555-5555.

S pozdravem, Melissa Bradleyová

Marketingový ředitel, A & B Media

Formátování Vašeho dopisu

Pokud odesíláte dopis zaměstnavateli nebo škole, nezapomeňte se řídit správným formátem obchodního dopisu. To zahrnuje výpis kontaktních informací, datum a kontaktní informace pro osobu, která obdrží váš dopis (obvykle vedoucího) v horní části dopisu. Zahrňte také svůj vlastnoruční podpis v dolní části fyzického dopisu.

Pokud však tento dopis posíláte e-mailem, nemusíte v horní části dopisu uvádět žádné kontaktní údaje ani datum. Místo toho uveďte seznam kontaktních informací po podpisu e-mailu. Také se ujistěte, že máte jasný, výstižný předmět, který uvádí jméno kandidáta, práci, o kterou žádají (pokud je to vhodné) a účel vašeho dopisu. Například, předmět může číst: "Doporučení pro příjmení příjmení - personální asistentka."

Použijte šablonu referenčního dopisu

Pokud si nejste jisti, co napsat, použijte šablonu referenčního dopisu a přizpůsobte ji tak, aby obsahovala vaše informace. Šablona je užitečný způsob, jak zjistit, jak formátovat váš dopis a co zahrnout do dopisu.

Můžete také zobrazit další vzorové referenční dopisy pro nápady, co zahrnout do vlastního dopisu. Nezapomeňte však tento dopis změnit tak, aby se vztahoval na konkrétní osobu, kterou dopis píšete.