Setkání manažerských postupů pomáhá zlepšovat produktivitu

Strávíme spoustu našeho pracovního života na schůzkách. V mnoha případech vede špatná praxe řízení schůzek k neproduktivnímu využití času účastníků. V souvisejícím článku nabízíme návod, jak změnit pět společných scénářů schůzek na produktivní události. Zde jsou další nápady na podporu posilování užitečnosti, produktivity a dopadu schůzek.

Klíč pro správu schůzek - Stand PAT

Někteří manažeři používají P.A.T. přístup ke schůzkám, který vyžaduje Purpose, a Agenda, a Timeframe. Zapojení účastníků s těmito kritickými body kontextu před zasedáním zajišťuje, že se lidé připraví k účasti a podpoří celkový záměr schůzky. Jasný P.A.T. Obrys pomáhá zajistit produktivní sezení.

Měli byste být schopni definovat účel schůzky nejvýše v 1 nebo 2 větách. "Tato schůzka má naplánovat novou marketingovou kampaň" nebo "tato schůzka má posoudit novou zásadu nakládání se zásilkami." Účel pomáhá zajistit, aby každý věděl, proč jsou tam, co je třeba udělat a jak řídit pokrok a usilovat o závěr.

Nastavte agendu. Seznam položek, které hodláte zkontrolovat / projednat / zkontrolovat. Každému bodu programu přidělujeme časový limit (viz níže) a identifikujeme osobu, která je zodpovědná za moderování diskuse. Nastavte časový rámec; přinejmenším nastavte čas začátku a konce. Doporučujeme také stanovit délku trvání každého bodu pořadu jednání. Ty by měly být celkovým časovým rámcem schůzky.

Začněte svá setkání včas

Pokud pracujete v jedné z těch kultur, kde se lidé scházejí na schůzky až do pěti nebo deseti minut po naplánovaném startu, nastal čas začít nový trend. Jedna firma vybízí své manažery, aby zavřeli dveře v plánovaném čase startu, a ti, kteří jsou pozdě, nejsou vítáni. I když to může být drakoničtější, než vám záleží na jednání, neměli byste mít žádné pochybnosti o tom, zda je schůzka na objednávku, přezkoumání účelu a potvrzení očekávání a načasování.

Nečekejte, až se objeví tuláci. Když někdo přijde pozdě, nevracejte se zpět a zkontrolujte, co již bylo pokryto. Pokračujte v tématech schůzek. To bude pro tuláka nepříjemné a zlepší jeho šance na příští schůzi.

Pokud se organizátor / sponzor schůzky neukáže včas, považujte schůzku za zrušenou a vraťte se do práce. Čekání na pět až sedm minut je rozumné. Kurzy jsou, organizátor schůzky narazil na neočekávané potíže a raději byste neměli ztrácet čas čekáním na něj.

Zasedání o tématu

Dobrou praxí je přiřadit někomu roli udržování všech na trati během setkání. Příliš často se rozhovory driftují a pak degradují na víry názorů, myšlenek, faktů a emocí. Místo toho přiřaďte roli a informujte každého o tom, že tento jednotlivec bude zasahovat, pokud a kdy se diskuse odtrhne od agendy a konkrétního bodu diskuse. V některých firmách, tato role je odkazoval se na jak “dopravní Cope,” v jiných, “téma Keeper.” T Bez ohledu na značku je tato role velmi užitečná při posilování efektivity a produktivity vašich schůzek.

Pokud se objeví další témata, která jsou mimo agendu, ale je důležité diskutovat, měla by být tato témata jasně zachycena a umístěna na „parkoviště“ pro budoucí posouzení a diskusi nebo pro diskrétní setkání. Majitel schůzky si vyhrazuje právo povolit drobnou odlišnou diskusi, pokud podporuje celkový účel schůzky.

Udržujte a distribuujte poznámky ke schůzce / minuty

Někdo jiný než organizátor schůzky by měl mít zápisy z jednání. Dobrý záznam zápisů bude obsahovat:

• Čas schůzky, datum, místo
• Popis účelu
• Kopie pořadu jednání
• Seznam účastníků a seznam těch, kteří se nezúčastnili
• Podrobný souhrnný přehled závěrů, akčních položek, odpovědností a termínů dokončení. Mnoho inspektorů používá agendu jako průvodce pro výpis závěrů a akcí.
• Plánované navazující setkání, pokud je to skutečně potřeba.

V ideálním případě rozešlete poznámky ke schůzce co nejdříve po skončení schůzky a absolutně do jednoho pracovního dne. Zápisy a poznámky slouží jako důležitá připomínka pro účastníky a také jako zdroj informací pro ostatní zúčastněné strany nebo pro ty, kteří zmeškání schůzky zmeškali. Zápisy jsou skvělým nástrojem k tomu, abychom lidem a týmům pomohli připomenout jejich následná opatření.

Sečteno a podtrženo

Je možné, že schůzka bude mít za následek pozitivní výsledek, pomůže podpořit projekty a lidi vpřed, prostě na to nepočítejte. Některé pilnosti a záměrné posilování technik řízení schůzek zlepší vaše šance na dosažení skvělého výsledku.

Aktualizováno společností Art Petty