Role a odpovědnost vedoucího zasedání

Vedoucím schůzky je zaměstnanec, který je zodpovědný za plánování, organizaci, správu detailů a pozvání účastníků na schůzku. Jedná se o zaměstnance, který je zodpovědný za průběh skutečného zasedání. Přijímají opatření před, během a po zasedání, aby bylo zajištěno, že schůzka dosáhne svých cílů úspěšně.

Kdo vede setkání?

Vedoucí schůzky je klíčový pro úspěšné jednání a týmy. Zaměstnanec, který slouží jako vedoucí schůzky, je kriticky důležitý. Na některých schůzkách je vedoucí vedoucí oddělení, vedoucí týmu nebo osoba jmenovaná vrcholovým vedením vedoucí iniciativu. Tito zaměstnanci byli vybráni pro svou vůdčí roli z důvodu svých vnímaných dovedností jako vedoucí nebo vedoucí.

Jindy se zaměstnanec může objevit jako lídr přirozeně. Tito lídři jsou zaměstnanci, které ostatní zaměstnanci vyhledávají a respektují. Při jiných příležitostech může tým rozhodnout o otočení vedoucí role mezi všemi členy. To umožňuje všem členům týmu, aby i nadále rozvíjeli své dovednosti jako vedoucí představitelé setkání a obecně vytvářeli úspěšná setkání.

Odpovědnost vedoucího zasedání

Následují klíčové povinnosti vedoucího schůzky.

• Určuje cíl, úkol nebo účel, který musí být splněn. To je často úkol nebo část popisu úlohy vedoucího.
• Rozhoduje, zda je schůzka nejlepší možnou metodou pro dosažení cíle nebo účelu nebo dosažení požadovaného výsledku. Odpověz na otázku: je potřeba schůzka?
• Určuje, kdo potřebuje naplánovat schůzku.
• S týmem nebo vedoucím rozhoduje o programu jednání. (V probíhajících schůzkách je tento úkol splněn na konci aktuální schůzky.)
• Určuje datum, čas a umístění nejčastěji pomocí sdíleného organizačního kalendáře.

• Společně se schází předběžná práce, jako je čtení, finanční informace, historie, související zápisy z jednání týmu a tak dále.
• Pozve účastníky a rozešle úkoly a předběžnou práci, což umožní účastníkům co nejvíce času.
• Zajišťuje, že schůzka má zapisovatele nebo minutového příjemce, který dokumentuje řízení a veškeré závazky, akční body nebo rozhodnutí. Určuje časoměřiče, je-li to nezbytné pro řádný průběh jednání.
• Může použít ledoborec k zahřátí účastníků a vytvořit prostředí, ve kterém budou účastníci schůzky pohodlně komunikovat mezi sebou a vyměňovat si nápady a informace.

• Přijde brzy a povede schůzku tím, že ji ponechá na úkolu, na trati a zapojí všechny účastníky, takže každý má pocit, že jejich přítomnost byla na schůzce nezbytná. To zajišťuje jejich účast na příští schůzi
• Koření na setkání společnosti tak, aby se účastníci necítili nudní a nudní. Ať už používáte ledoborce, humor nebo zábavné příklady, žádné setkání by nemělo končit bez smíchu.
• Zajišťuje přiřazení a zpracování dalších kroků a položek akcí.
• Shrnuje schůzku a plánuje program příští schůze.

• Pokračujte s účastníky mezi schůzkami, abyste se ujistili, že položky akce jsou na správné cestě a poskytují pomoc a / nebo zdroje, pokud má dobrovolník problémy.

Další role Leader

Vedoucí schůzí se ujímá těchto povinností, ale má také role související s komunikací, reportováním a výkonem spoluhráčů.

Každý člen týmu nebo schůzky, která je funkční, má povinnost informovat své oddělení nebo funkci o činnosti a průběhu schůzky nebo probíhajícího týmu. Mají také povinnost hledat příspěvky od spolupracovníků, kteří nejsou v týmu nebo na schůzce. Ne každý zaměstnanec se může zúčastnit každého setkání.

Vedoucí má další zodpovědnost za to, aby byli vedoucí pracovníci zapojeni a informováni prostřednictvím účinné komunikace a zpětné vazby. Budování vlastnictví od zaměstnanců mimo tým nebo setkání, zejména vedoucích organizací, zajišťuje, že tým nebo schůzka je úspěšná při vývoji, implementaci a integraci svých řešení či nápadů.

Pokud účastník schůzky na schůzce neefektivně vykonává, je vůdce zodpovědný za opravu chování prostřednictvím efektivních technik vedení schůzek během schůzky a efektivního koučování mimo zasedání. Účastník schůzky, který schůzku monopolizuje se svými názory nebo kritizuje ostatní členy za své, musí být napraven dříve, než jednotlivci sabotují úspěch zasedání.

Tyto kroky jsou nezbytné, dokud účastníci setkání nedosáhnou úrovně komfortu a zralosti, která jim umožní pomáhat vůdci tím, že se v sobě budou chimrovat, protože neefektivní události se rozvinou a nefunkční členové přerušují pokrok.

Efektivní vedoucí schůzky nezaručuje, že projekt nebo tým bude úspěšný, ale je klíčovým faktorem, kdy projekty, oddělení, schůzky nebo týmy uspějí.

Zápisy ze zasedání jsou účinným přispěvatelem k úspěšným schůzkám, kdy jsou zápisy řádně napsány a distribuovány včas.