Hlavní složky komunikace na pracovišti

Komunikace je sdílení informací mezi dvěma nebo více jednotlivci, což je akt sdělování informací. Komunikace má tolik komponent a nedaří se efektivně komunikovat na pracovišti.

Efektivní komunikace vyžaduje, aby všechny složky komunikace dokonale spolupracovaly na „sdíleném smyslu“, mé oblíbené definici komunikace. Je obzvláště důležité, když jsou otázky kladeny a zodpovězeny.

Komponenty v komunikaci

Každá komunikace má pět složek a šesté je celkové prostředí pracoviště, na kterém probíhá komunikace. Komponenty komunikace jsou:

• Individuální odesílání zprávy. Odesílatel musí zprávu jasně a dostatečně podrobně předložit, aby měl příjemce s odesílatelem význam.
• Kontext zprávy. Kontext je, jak je zpráva doručena odesílatelem zprávy. Kontext zahrnuje neverbální komunikaci, jako jsou gesta, řeč těla, výrazy obličeje a prvky, jako je tón hlasu. Většina kontextu zprávy je k dispozici pouze tehdy, když přijímač může vidět a slyšet odesílatele zprávy. Například emailové a IM emotikony jsou špatnou náhradou, protože odesílatel je formuluje bez vstupu z přijímače.

  Dalším kontextem jsou emoce, které jsou zapojeny do komunikačního kruhu. Je zlobí odesílatel? Je přijímač lhostejný k obsahu komunikace nebo k opovržení odesílatele? Normální lidské emoce ovlivňují, zda je zpráva úspěšně sdílena.

• Osoba přijímající zprávu. Přijímač musí pozorně a pozorně naslouchat, klást otázky pro jasnost a parafrázovat, aby se ujistil, že příjemce sdílí význam s odesílatelem. Pokud příjemce důvěřuje odesílateli, zvyšuje se šance na efektivní komunikaci.
• Způsob dodání, který zvolíte. Způsob doručení by měl být vybrán na základě média, které je nejúčinnější pro vyjádření významu zprávy. Vzhledem k tomu, že komunikační metody jsou od počátku počítačů a mobilních zařízení tak rozmanité, rozhodnutí o způsobu doručování se stávají složitějšími. Způsob doručení musí odpovídat komunikačním potřebám odesílatele i příjemce.

  Komunikační metody zahrnují verbální komunikaci, rychlé zprávy (IM), e-mail, dopisy, značky, plakáty, videa, snímky obrazovky, telefony, poznámky, formuláře, písemné dokumenty a další. Tyto metody se budou i nadále rozšiřovat a očekávání zaměstnanců o okamžité komunikaci o všem, co souvisí s jejich prací, bude i nadále růst.

  Komunikace mezi osobami vzrostla na důležitosti zejména u organizačních informací, které by mohly vyžadovat změnu, poskytovat uznání zaměstnanců nebo umožňovat otázky na místě. Komunikace mezi osobami je také zvýhodněna, protože zaměstnanci mají přístup ke složce, kontextu.

• Obsah zprávy. Obsah zprávy by měl být jasný a prezentovaný a popsán dostatečně podrobně, aby bylo možné získat informace od příjemce. Pokud obsah zprávy rezonuje a spojuje se na určité úrovni s již drženými vírami přijímače, je nejúčinnější.

Jak klást dobré otázky Zvyšuje komunikaci

James O. Pyle a Maryann Karinch přispějí k efektivní komunikaci.

Od lidských zdrojů až po služby zákazníkům, špatné otázky znečišťují téměř každé pracoviště. Špatné otázky často vyvolávají neúplné nebo zavádějící odpovědi a mohou podkopávat vztah. Na druhé straně jsou dobré otázky cenným nástrojem efektivity, kompetence a budování vztahů.

Existuje šest typů dobrých otázek: přímá, kontrolní, opakovaná, perzistentní, souhrnná a bezvýznamná. Stručně je popsat:

• Přímo: Představujete jednoduchou otázku se základním výslechem.
• Řízení: Odpověď na ni už znáte, když se ho zeptáte. Je to způsob, jak zjistit, zda osoba lže, neinformuje a / nebo nevěnuje pozornost.
• Opakovat: Ptáte se dvou různých otázek, které jsou po stejné informace.
• Trvalé: Na stejnou otázku se ptáte různými způsoby, abyste prozkoumali všechny aspekty požadovaných informací.
• Souhrn: Ptáte se na otázku, která má umožnit zdroji, aby se vrátil k odpovědi.

• Nepodstatné: To se netýká tématu, o kterém se chcete dozvědět, ale je to jedna osoba, o které asi nebude lhát; slouží k tomu, aby bylo vidět, co pravda „vypadá“ a dostat se k vám. To může také vázat do kontextu výpovědní burzy.

Podrobnosti o 6 typech dobrých otázek

Přímo

Přímé otázky jsou nejlepší: Jeden dotazovací, jedno sloveso a jedno podstatné jméno nebo zájmeno.

• Kdo jsi?
• Co se stalo na večírku?
• Kdy jste dorazili do kanceláře?
• Kde jsou klíče od auta?
• Proč jste opustil schůzku brzy?
• Kolik jste zaplatili za tento iPad?

Řízení

Když říkáte, že se záměrně nebudu ptát na přímou otázku? Když zkontrolujete pravdivost nebo přesnost odpovědi, použijete kontrolní otázku a budete hledat konzistenci.

Kontrolní otázky jsou úmyslné otázky, které znáte odpověď, takže nejsou o objevení informací. Jedná se o objev chování, vzorce řeči a úroveň pravdivosti nebo přesnosti. Možná je to něco, o čem jste předtím mluvil s osobou.

Pokud víte, že někdo ve vašem týmu lidských zdrojů odcizil zaměstnance, protože zaměstnanec poslal e-mail, aby si stěžoval na osobu, můžete se zeptat na kontrolní otázku jako: „Jak to šlo dnes v hodnocení výkonnosti s Pamelou?“ Informace; chcete se dozvědět, jak vaše HR osoba odpoví na otázku.

Opakovat

Chcete přijít na stejné informace dvěma různými způsoby. Pokud jste se například zeptali: „Kolik lidí je na prodejní síle?“, Osoba, se kterou hovoříte, může odpovědět: „Na poli je 22.“ Později, když s ním mluvíte o něčem jiném - například oblasti, ve kterých má společnost oporu - můžete se zeptat: „Kolik prodejních oblastí máte?“

Mohl by odpovědět, „22“, což je způsob, jak potvrdit počet pracovníků prodejní síly. Není to absolutní test, ale dává hodnotu a důvěryhodnost tomu, co řekl dříve. Jedná se o dvě různé otázky, které prověří poskytnuté informace.

Při opakovaných otázkách můžete také odhalit nesrovnalosti. Pokud váš zdroj v tomto příkladu odpovídá, že existuje 28 prodejních oblastí, chtěli byste nějaké vysvětlení. Možná je to naprosto dobrý důvod - prodejní síla má normálně doplněk 28, ale v poslední době je tolik obratu, že je šest krátkých - ale odpověď vyvolává pochybnosti o tom, že existuje nesoulad mezi počtem a počet prodejních území. Tento nesoulad musí vést k dalšímu zpochybňování tohoto problému.

Trvalé

V každé výměně, ve které by mohla být dána více než jedna odpověď na otázku, použijte trvalé dotazování, abyste získali úplnou odpověď. Stejně jako opakované otázky, i trvalé otázky jsou užitečné, pokud máte podezření, že osoba není pravdivá.

"Kde jste šel na svou dovolenou do Kalifornie?" By mohla vyvolat odpověď, "Disneyland." I když je možné, že Disneyland je jediné místo, je logické sledovat tuto otázku s "Kde jinde?"

Vynecháním této opakované otázky a přímým přístupem k otázkám týkajícím se Disneylandu vynecháte příležitost získat úplný obraz o cestě vašeho přítele do Kalifornie, pokud se tyto informace v určitém čase neuniknou.

souhrn

Souhrnné otázky se netýkají určování pravdivosti, stejně jako podávání zpět zdroji, co řekla, takže má možnost si myslet: „Vlastně jsem říkal, co jsem chtěl říct?“

Prodáváte automobily všeho druhu, od dvoudveřových hatchbacků až po luxusní luxusní modely. Mladý pár přijde do showroomu a požádá o otestování jednoho z luxusních modelů.

„Co budeš používat auto po většinu času?“ Zeptáš se.

„Do práce do práce. Pracujeme ve stejné budově, “říká.

"Na co ještě použijete auto?"

„O víkendech se vydáte na prohlídku mých rodičů. Takhle to je. “Odmlčí se a dodá:„ Žijí sto kilometrů daleko. “

"Proč si myslíte, že luxusní auto je tou nejlepší volbou?"

Vyměňují si pohled. Říká: „Líbí se nám to lépe než ostatní.“

"Jaká je vaše oblíbená barva," zeptejte se a díváte se přímo na ni.

"Červené."

"Tak mi dovolte, abych zjistil, jestli mám toto právo. Slyšel jsem, že chcete luxusní auto v luxusní třídě. Jak tento popis vyhovuje vašim potřebám?" v tomto případě.)

Vyměňují si další pohled. Řekl: „Myslíme si, že by mohla být lepší tlumená barva.“

„Co je to s luxusním modelem, který si myslíš, že je to pro tebe nejlepší?“ (Opět se jedná o způsob, jak shrnout a ověřit, co jste slyšeli. Chcete zjistit, zda jsou právě tak zamilovaní vzhledem k nákladu auto, které nechtějí uvažovat o ničem jiném, nebo pokud první odpověď zakrývala výrazný fakt.)

"Můj táta říká, že je to nejbezpečnější auto na silnici."

Odpověď na souhrnnou otázku vám řekne, že ve skutečnosti se jim to líbí, ale ne kvůli tomu, jak to vypadá. Čtete mezi řádky. Právě začínají spolu ve svém životě. Její otec je pravděpodobně poslal do prodejny, aby si koupil „nejbezpečnější auto na silnici“, které jim pomůže koupit. Rozhodnete se pokračovat v prodeji s vědomím, že záloha a žádost o úvěr vám pravděpodobně poskytne zbytek příběhu.

Někteří lidé nemusí být ochotni položit souhrnnou otázku, jako je ta, která je obsažena v tomto obchodním setkání, protože nechtějí vypadat bezstarostně. Pokud se ptáte na otázku přesně stejným způsobem, jak jste se jí zeptali poprvé, pak mohou mít platný závěr.

Také se nechcete dvakrát ptát na stejnou otázku, i když změníte frázování. Tím, že mezi první otázkou, kterou jste položili otázku a druhou otázkou, a poněkud přeformulovali tuto otázku, jste si jisti, že se s někým setkáte jako s někým, kdo se opravdu zajímá o to, co má druhá osoba říct.

Nepatrný

Možná zjistíte, že osoba, která odpovídá na vaše otázky, se zdá být vystresovaná; nezávazná otázka by mohla zmírnit napětí. Nebo možná budete potřebovat čas na přemýšlení nebo odkazování na své poznámky, takže můžete použít otázku, abyste si koupili trochu místa a času.

Při kladení dotazovaných otázek, jako např. „Jaký projekt jste provedl v minulosti, který selhal?“ A „Jak jste se pokusili tento problém vyřešit?“, Můžete snadno vytvořit kandidáta na práci, jako by byl uprostřed bitevního výslechu.

Kandidát by mohl říci: „Snažil jsem se problém vyřešit tím, že jsem se na oddělení obrátil na společný cíl - tak, jak se snažím, aby se můj malý malý tým soustředil na zasažení míče.“

Můžete dát kandidátovi pauzu tím, že se zeptá: „Jak dlouho trénujete malou ligu?“ Předtím, než se vrátíte k diskusi o tom, jak to šlo a jak se to pokusil opravit.

Konečně, zde jsou dva způsoby, jak zničit otázky, které začínají se všemi potřebnými součástmi a skončit tak, že nedosáhnoudobrý.

1. Přidání příliš mnoho kvalifikátorů nebo jiných slov a frází, které odvádějí pozornost od otázky. Například: „Co jste měli na snídani v restauraci, kde jsou vinylové stoličky popraskané a pokryté lepicí páskou?“
2. Nečekání na odpověď je také běžné. Ptáte se: "Jaké je vaše oblíbené jídlo?" Zazvoníte, "Pečené hovězí maso?" Umlčet je účinným nástrojem pro dotazování. Neztrácíte objev, informace, vede v důsledku otevření úst, když potřebujete otevřít uši. Nezapomeňte na pravidlo „dvou uší, jednoho ústa“, jak získat co nejvíce z výslechu.

   Životní prostředí a komunikace

   Výše uvedené složky komunikace podporují společný význam, když pracují společně a účinně doručují poselství. Pracovní prostředí, ve kterém se tyto komponenty odehrávají, ovlivňuje také komunikaci a přijímání komunikace.

   Když se ptáte na platné otázky, budujete vztah a vzbuzujete důvěru. Otázky tvoří další část nadace pro komunikaci na pracovišti, která sdílí význam

   V pracovním prostředí, které zdůrazňuje otevřenou komunikaci, zapojení zaměstnanců a společné cíle, je komunikace častější a efektivnější. Ale očekávání pro významnou komunikaci staví bar na těchto nejlepších pracovištích. Takže i ve vysoké morálce, pracovním prostředí zaměřeném na zaměstnance, si zaměstnanci stěžují, že nevědí, co se děje.

   Vzhledem ke všem složkám a celkovému prostředí jednotlivých pracovišť zůstává komunikace stále náročná. Věkové otázky o tom, kdo potřebuje vědět, co a kdy potřebují vědět, že to není nikdy plně zodpovězeno jen na něčí spokojenost.

   Stížnosti zaměstnanců na příliš mnoho informací, nedostatek informací a dokonce i přetížení informací budou i nadále rezonovat na pracovištích. Nikdy nebudete léčit problém komunikace, ale s odhodláním a ohleduplností můžete zvýšit efektivitu své interpersonální komunikace a komunikace na pracovišti.

   Další informace týkající se efektivní komunikace na pracovišti

   1. Dostávejte zpětnou vazbu s Grace a důstojností
   2. Jak rozvíjet svou emocionální inteligenci
   3. Jak držet obtížnou konverzaci
   4. Zpětná vazba