Projektový management Lingo

Projektový management je práce, která přichází s mnoha žargony a terminologií. Jakmile víte, co to všechno znamená, je snadné sledovat diskusi a účinně přispívat. To zvýší vaši důvěru v práci, pokud můžete pochopit, co všichni ostatní mluví, a pomůže vám brát více vážně při práci, pokud používáte správné termíny sami. Zde je průvodce podmínkami řízení projektu, které byste měli znát.

Riziko

„Riziko“ je termín, který se týká toho, co by mohlo být špatné s vaším projektem. Pokud například stavíte nový kancelářský blok, cena oceli může stoupat a to může mít vliv na váš rozpočet. Ale nemusí to jít nahoru. Stejně tak, pokud plánujete hostit svůj každoroční firemní piknik venku, mohlo by to být pěkné počasí, ale mohlo by pršet. Stručně řečeno, riziko je něco, co se ještě nestalo.

Je důležité vědět, jaká rizika obklopují váš projekt, protože pro ně můžete plánovat. Své plány „Plan B“ nebo pohotovostní plány můžete uvést do praxe, abyste se vyhnuli riziku, které se děje na prvním místě. S cenou oceli a počasím není moc toho, co byste mohli udělat, aby se jim nedělo, ale můžete dělat plány v případě, že ano. Například, můžete si pronajmout markýz nebo zásobit deštníky tak, že pokud to déšť na piknik den, lidé mohou ještě mít dobrý čas.

Problém

Problémy a rizika jsou často zaměňovány členy projektového týmu a jako projektový manažer je důležité, abyste se ujistili, že o těchto tématech mluvíte správně. Riziko je něco, co se ještě nestalo, zatímco problém je něco, co se stalo. Problémy jsou jen problémy, kterým váš projektový tým čelí. Možná jste to viděli přicházet (a zacházet s ním jako s rizikem pro začátek) nebo by to mohlo být zcela neočekávané. Ať tak či onak, stalo se to teď a musíte s tím něco udělat.

Milník

Milníky jsou okamžiky, které označují klíčové momenty projektu. Často se používají pro:

• Začátek fáze
• Konec fáze
• Konec hlavní práce nebo velký úkol
• Zaznamenána určitá lhůta pro pevnou dobu
• Nehybná data v plánu

Přemýšlejte o milnících jako o datu, které byste mohli napsat do svého kalendáře doma - velkých důležitých okamžiků v projektu, jako je dokončení testování nebo zahájení party. Milníky jsou jednou z devíti složek Ganttova diagramu, takže je můžete vidět na rozpisech projektů zobrazených jako diamant.

Sponzor

Váš sponzor projektu sedí v Projektové radě. Jsou to osoby, které „vlastní“ projekt a dostávají dávky. Pokud například spustíte nový IT systém pro tovární tým, který bude používat, sponzorem projektu bude generální ředitel závodu. IT tým by byl součástí projektového týmu, ale nezískali by sponzorskou roli. Sponzorem projektu je osoba, na kterou se můžete obrátit, když potřebujete vyšší vedení. To by mohlo být:

• Odblokovat problém
• Najít nějaké zdroje
• Schválit rozpočet
• Dělat rozhodnutí
• Dohodněte se na konečné specifikaci

A tak dále. Projektový manažer efektivně podává zprávy sponzorovi po celou dobu trvání projektu, a to jak z hlediska struktury vedení linky, tak z týdenního nebo měsíčního (nebo real-time) reportingu.

Zúčastněný subjekt

Zúčastněnými stranami jsou další lidé, kteří jsou do vašeho projektu zapojeni a na něž se váš projekt vztahuje. Některé projekty budou mít široké skupiny zúčastněných stran, které budou pokrývat každé oddělení v organizaci. Ostatní budou mít omezenější rozsah. Některé zainteresované strany jsou mimo vaši organizaci, jako je vláda nebo regulační orgány.

Musí být také informováni o relevantních zprávách. Většina zúčastněných stran bude podporovat (nebo ambivalentní) změny, které váš projekt přináší, ale ne všechny z nich budou. Setkáte se se zúčastněnými stranami, které váš projekt s otevřenou náručí nepřijmou.