9 Schopnosti facilitace setkání pro manažery

Setkání mohou být buď příležitostmi sdílet nápady, diskutovat o výzvách a definovat akční plány, nebo mohou skončit jako neproduktivní časy. Manažeři jsou bohužel často hlavními přispěvateli k řešení procesní dysfunkce.

Zde jsou nápady pro manažery na všech úrovních, aby posílily své schopnosti usnadnit setkání s cílem podpořit zlepšování produktivity setkání.

Kde manažeři jdou špatně se schůzkami

Mnozí manažeři si myslí, že vědí, jak „spustit“ schůzku. Stanovili agendu, udělali všechno, co se stalo, a učinili všechna rozhodnutí. I když se to pro manažery může zdát snadné a efektivní, je to často ztráta času lidí a nevyužívá tvůrčí potenciál týmu. Ve skutečnosti to má opačný účinek, protože zaměstnanci mají tendenci se vzdát, což odkládá na manažera, který chce mít na starosti.

Existuje mnoho důvodů, proč manažeři na schůzkách nezaujímají více zaměstnanců, včetně:

• Strach z pustit
• Falešné přesvědčení, že protože mají na starosti, musí poskytnout všechny odpovědi
• Nedostatek důvěry v schopnosti nebo dovednosti jejich zaměstnanců při řešení problémů
• Nedostatek dovedností usnadňujících jednání

Zatímco první tři položky jsou chování chudých manažerů, poslední, facilitační dovednosti, lze naučit a posílit praxí.

Posílení dovedností Vaší schůzky

Podle definice, usnadňující prostředky, “ Usnadnit nebo snížit obtížnost; pomoci vpřed Aby manažer usnadnil schůzku (místo toho, aby ji řídil), musí být ochotni opustit svou moc a být otevřen různým výsledkům a přístupům.

Řádné facilitování schůzek spočívá v tom, že je každý zapojen do identifikace a řešení problémů. Týmy budou téměř vždy vyvíjet lepší, kreativnější řešení, než by kdokoliv mohl a bude s větší pravděpodobností podporovat implementaci řešení.

Zde je devět dovedností potřebných k usnadnění setkání, které lze naučit a zdokonalit v praxi:

1. Plánování agendy. Společné setkání začíná plánováním agendy. Výběr témat, která budou pozvána k účasti, tj. Problém, který má být vyřešen, je mnohem obsáhlejší než „informační“ témata. Je však třeba vyčlenit dostatek času, který umožní zapojení skupiny.
2. Životní prostředí a klima. Logistika záleží! Když jsou lidé nepříjemní, nevidí se, neslyší nebo nemají hlad, výsledky setkání budou trpět. Naučte se používat logistiku jako způsob, jak podpořit velkou účast a odstranit překážky.

1. Pokládání otázek. Velké otázky podněcují velkou diskusi. Článek „70 úžasných otázek koučování s využitím modelu GROW“ nabízí některé vynikající diskusní možnosti.
2. Aktivní poslouchání. Když manažer parafrázuje, kontroluje pochopení a žádá o navazující otázky, podporuje větší účast a udržuje diskusi plynoucí.
3. Brainstorming. Většina lidí si myslí, že už vědí, jak brainstorming. Obvykle však ne. V příliš mnoha nastaveních je účinnost brainstormingu omezena špatným řízením procesů, silným sociálním nebo politickým tlakem a špatnými dovednostmi pro usnadnění. Mnoho lidí nikdy nezažilo moc dobře řízeného brainstormingu.

1. Dovednosti budování konsensu. Konsenzus neznamená, že každý musí souhlasit s rozhodnutím. To znamená, že každý měl příležitost podělit se o své názory a navrhnout nápady. Řádná facilitace povede skupinu od sdílení nápadů k vývoji efektivního rozhodnutí. Dosažení konsensu trvá více času, ale obvykle získá silnější buy-in ze skupiny jako celku. Pamatujte však, že konsenzus není konečným cílem. Nejdůležitějším problémem je účinné rozhodnutí pro daný problém. Další informace o tom, jak vést tým prostřednictvím rozhodovacího procesu konsensu, naleznete v Rámci pro rozhodování v šestistupňovém konsenzu.

1. Řešení konfliktů. Kdykoliv je na řešení problému přítomen prostor lidí, konflikt je nevyhnutelný. Konflikt o úkol nebo problém je ve skutečnosti badateli týmu vnímán jako součást procesu efektivního rozhodování. Manažer se musí naučit, jak pozitivně využít síly konfliktu.
2. Neverbální komunikační dovednosti. Zatímco výzkumníci argumentují přesným procentem, většina by souhlasila s tím, že více než 50 procent komunikace je neverbální. Manažer musí být schopen číst tón skupiny a řeč těla, aby mohl posoudit úroveň angažovanosti, upřímnosti a odhodlání.

1. Záznam. Obratné skupinové facilitování znamená vědět, kdy se obrátit na flipchart nebo tabuli, abyste zachytili, co lidé říkají. Díky tomu mají lidé pocit, že jejich myšlenky jsou slyšeny a jsou oceňovány, a slouží jako cenný záznam, který lze použít pro akční plánování a sledování.

Sečteno a podtrženo

Čas je vzácným přínosem v životě i v práci. Usilovat o řízení schůzek pro optimální efektivitu a efektivitu. Učit se, cvičit a používat devět výše uvedených dovedností je skvělým místem, kde začít.