Jak vytvořit seznam úkolů: Tipy pro správu

Všichni jsme udělali seznamy úkolů. Nějak se zdá, že v den není dostatek hodin na to, aby všechny věci na seznamu úkolů byly splněny. Zde je systém, který funguje - a může pracovat i pro vás.

Seznam není dost

Vytváření seznamu „věcí na práci“ nestačí. Musíte je zařadit. Musíte vědět, které úkoly jsou důležitější, abyste se na ně mohli zaměřit. Pak musíte přidělit prostředky těmto položkám, změřit svůj pokrok a odměnit se za své úspěchy.

Hodnocení

Seznam všech úkolů v tabulce, i když je můžete také udělat na papíře. Můžete je také umístit do počítače nebo smartphonu, zapsat do kalendáře nebo je zadat do softwaru pro správu času.

Prvním krokem je seznam všeho, co musíte udělat. Pak jim přiřaďte pozici, abyste se mohli soustředit na důležité položky.

Použijte hodnocení A, B, C. A-list je to, co musím dnes udělat, než odejdu. B-seznam je věci, které musíte udělat, ale ne nutně dnes. Konečně, seznam C je to, co potřebujete najít čas na brzké provedení.

Můžete zjistit velmi rychle, že věci na C-seznamu, a dokonce i B-list, prostě nikdy neuděláte. V jedné pozici Operations Manager jsem se před několika lety ocitl stále více a více frustrovaný svým seznamem A. Nejenže jsem se přes to nedostával každý den, jak jsem vždycky měl, ale seznam A stále rostl. To je, když jsem přišel na to, co jsem musel udělat, aby můj seznam úkolů pracoval pro mě, a já jsem vyvinul systém, který dělal práce.

Organizace času

Nestačilo vědět, co je důležité; co učinilo seznam A. Také jsem potřeboval vědět, jak dlouho to bude trvat a kolik času jsem jim musel věnovat. Do seznamu úkolů jsem přidal sloupec s odhadovaným časem, který by měl každý úkol trvat, a sousedním sloupcem s celkovým součtem.

Pak jsem udělal jednoduchou časovou studii. Jak jsem dělal každý úkol, napsal jsem, co jsem udělal a čas začátku a konce. Sledoval jsem celý den. Pak jsem to zopakoval o pár týdnů později v jiný den. V žádném případě to nebyl vyčerpávající průzkum, ale to mi umožnilo nahlédnout. Jako Operations Manager se většina mého dne zabývala přerušeními - zabývajícími se událostmi, ke kterým došlo, krizí, které se objevily, nebo problémy, které musely být vyřešeny. V průměru tato přerušení spotřebovala čtyři hodiny denně. Jelikož obvykle pracuji deset hodin denně, tak jsem si nechal šest hodin denně na věci na seznamu úkolů.

Každou noc, než jsem opustil kancelář, bych aktualizoval seznam úkolů. Chtěl bych smazat věci, které jsem dokončil, delegoval nebo snížil, přidal nové věci, které se objevily, změnil priority, abych získal nejdůležitější úkoly nahoře, a každému každému přidělil odhadovaný čas. Pak bych šel na seznam na šest hodin a nakreslil čáru. To se stalo mým cílem na další den.

Odměňte se

Nejčastěji tato linie spadala někam na můj A-list. Zřídka to bylo kdekoli v blízkosti dna. To však byl můj cíl. Kdybych zasáhl nebo projel linii, šel jsem domů pocit, že to byl produktivní a úspěšný den. Namísto toho, abych se porazil nad věcmi, které jsem nebyl schopen dostat, jsem uznal svůj úspěch, když jsem se setkal nebo porazil můj cíl. Příští den jsem musel začít znovu a zasáhnout nový cíl, ale udělal jsem to z hlediska budování na předchozím úspěchu, spíše než z frustrace neustálého více práce, než jsem měl čas dosáhnout.

Potřebujete systém

Chcete-li být úspěšní, musíte vytvořit systém pro správu svého času, takže si můžete udělat více v době, kdy máte. Pokud je vaše cílová čára na seznamu úkolů vždy blízko vrcholu, váš šéf začne hledat někoho jiného, ​​kdo může každý den pracovat o něco dále. Níže naleznete několik zdrojů, které vám pomohou lépe zvládnout práci s časem.

Správa tohoto problému

Seznam úkolů, které musíte udělat. Upřednostnit ty, které jsou důležité, nejen naléhavé. Mít plán, co dosáhnout každý den. Pracujte směrem k tomuto plánu. Odměňte se, když potkáte nebo porazíte svůj cíl.