Jak úspěšně zvládnete projekt?

Gratulujeme! Právě jste byli pověřeni důležitým novým projektem. Je jasné, že váš šéf tuto příležitost nabízí jako hlas důvěry ve své dovednosti. A když jste nadšeni, je to vaše první zodpovědnost za celkový projekt a je to trochu děsivé

Řada otázek prochází:

• Jak mohu začít?
• Jaké jsou kroky nezbytné k přemístění projektu od zahájení do uzavření?
• Jak vytvořím vysoce výkonný projektový tým?
• Koho v tomto procesu žádám o pomoc? Je tam výkonný sponzor?

Tyto tipy se zaměřují na pomoc komukoli novému při vedení projektu, výboru nebo týmové iniciativy pro činnost, která je pro organizaci jedinečná. Ať už organizujete sváteční večírek nebo nové iniciativy v oblasti vývoje produktů, existují nástroje a procesy projektového řízení, aby se vaše pravděpodobnost úspěchu stala mnohem vyšší.

5 Fáze projektu:

1. Zahájení: zahajuje projekt.
2. Plánování: plánování celé práce projektu.
3. Provedení: skutečně vykonávající práci.
4. Správa a řízení: veškerou práci, kterou během projektu sledujete.
5. Uzavření: dokončení a doručení projektu a odložení týmu.

Tyto kroky jsou identické pro každý projekt.

13 Základní kroky pro začínajícího projektu:

1. Definujte rozsah:Prvním a nejdůležitějším krokem v každém projektu je vymezení rozsahu projektu. Co máte dosáhnout nebo vytvořit? Jaký je cíl projektu? Stejně důležité je definovat, co není součástí vašeho projektu. Pokud nedostanete dostatečnou definici od svého šéfa, ujasněte si rozsah sami a pošlete jej zpět nahoru pro potvrzení. Zatímco příklad je mírně mimo obchodní téma, můžeme se všechny vztahovat na svatební hostinu. Při plánování svatební hostiny, můžete mít jako svůj rozsah: připravit svatební hostinu pro 100 hostů kompletní s večeří, otevřený bar, svatební dort a živá kapela pro tanec do určitého data za cenu, která nesmí překročit 20.000 dolarů.

1. Určení dostupných zdrojů:Jaké osoby, vybavení a peníze budete mít k dispozici pro dosažení cílů projektu? Jako projektový manažer obvykle nebudete mít přímou kontrolu nad těmito zdroji, ale budete je muset spravovat prostřednictvím správy matic.
2. Pochopení časové osy:Kdy musí být projekt dokončen? Jak budete rozvíjet svůj projektový plán, můžete mít určitou flexibilitu v tom, jak čas strávíte během projektu, ale termíny jsou obvykle stanoveny stejně jako v případě svatební hostiny. Pokud se rozhodnete použít přesčasové hodiny, abyste splnili harmonogram, musíte zvážit, že proti omezení svého rozpočtu.

1. Sestavte svůj projektový tým:Spojte lidi ve svém týmu a zahajte dialog. Jsou technickými experty. Proto jim jejich funkční supervizor přiřadil projekt. Vaším úkolem je řídit tým.
2. Detail práce, část 1:Jaké jsou hlavní části nebo součásti, které musí být vytvořeny pro dokončení projektu? Například, svatební hostina vyžaduje na vysoké úrovni: přijímací hala, jídlo, pití, dort, hosté a zábava. Každá z těchto větších položek může být samozřejmě rozdělena do mnoha dalších položek. To je další krok.

1. Detail práce, část 2: V našem příkladu svatební hostiny výše, pravděpodobně máte tým nebo osobu, která má na starosti různé komponenty. Spolupracujte se svými členy týmu, aby jste upřesnili podrobnosti potřebné k dosažení každé hlavní položky. Osoba odpovědná za potraviny musí pochopit možnosti, omezení nákladů a provést výběr, který podporuje dosažení rozsahu. Seznam menších kroků v každém z větších kroků. Kolik úrovní hluboko jdete do více a více podrobných kroků závisí na velikosti a složitosti vašeho projektu.

1. Vypracujte předběžný plán:Sestavte všechny kroky do plánu. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je použít tabulku priorit, která určuje, které položky musí předcházet jiným položkám. Formální postupy projektového řízení vyžadují vytvoření tzv. Síťového diagramu a identifikaci kritické cesty. I když to může být nad rámec vašich potřeb nebo úrovně znalostí, hlavním problémem je sekvenování činností ve správném pořadí a poté přidělení prostředků na činnosti. Otázky, které je třeba položit, zahrnují: Co se stane první? Jaký je další krok? Jaké kroky mohou jít současně s různými zdroji? Kdo bude dělat každý krok? Jak dlouho to trvá? Existuje mnoho vynikajících softwarových balíčků, které mohou automatizovat mnoho těchto detailů pro vás. Zeptejte se ostatních v podobných pozicích, co používají.

1. Vytvořte svůj základní plán:Získejte zpětnou vazbu na svůj předběžný plán od svého týmu a od ostatních zúčastněných stran. Upravte své časové osy a pracovní plány tak, aby se vešly do projektu. Proveďte nezbytné úpravy předběžného plánu, aby bylo možné vytvořit základní plán.
2. Vyžádat úpravy projektu:Na projekt není téměř nikdy dostatek času, peněz nebo talentu.Vaším úkolem je udělat více s omezenými zdroji, než lidé očekávají. Na projekt, který je jednoduše nereálný, však často existují limity. Musíte udělat svůj případ a předložit ho svému šéfovi a požádat o změnu těchto nerealistických limitů. Požádejte o změny na začátku projektu. Nečekejte, až bude problém požádat o změny, které potřebujete. Nicméně, pokud váš projekt zahrnuje svatbu, neočekávejte, že bude úspěšný s žádostí o mnoho významných změn!

1. Pracujte s vaším plánem, ale neumírajte na něj:Plán je důležitý, ale plán lze změnit. Máte plán na jízdu do práce každé ráno. Pokud je jedna křižovatka zablokována nehodou, změníte svůj plán a jdete jiným způsobem. Udělejte to samé se svými projektovými plány. Změňte je podle potřeby, ale vždy mějte na paměti rozsah a zdroje.
2. Sledujte pokrok svého týmu:Na začátku projektu dosáhnete malého pokroku, ale začněte sledovat, co všichni dělají. To bude snazší zachytit problémy dříve, než se stanou problémy.
3. Vše o dokumentu:Uchovávejte záznamy. Pokaždé, když změníte základní plán, zapište si, co to bylo a proč to bylo nutné. Pokaždé, když je do projektu přidán nový požadavek, zapište, odkud pochází požadavek a jak byla kvůli tomu upravena časová osa nebo rozpočet. Nemůžete si vzpomenout na všechno, takže si je zapište, abyste se mohli podívat na konci projektu a naučit se od nich.
4. Informovat všechny uživatele:Po celou dobu informujte všechny zainteresované strany o pokroku. Dejte jim vědět o vašem úspěchu, jakmile dokončíte každý milník, ale informujte je také o problémech, jakmile se objeví. Také informujte svůj tým. Pokud uvažujete o změnách, informujte o nich tým co nejdále. Ujistěte se, že každý v týmu si je vědom toho, co všichni ostatní dělají.

Sečteno a podtrženo

Nemusíte být oficiálním projektovým manažerem vedoucím projektovou iniciativu. Měli byste však aplikovat nástroje a logiku projektového řízení na práci, která objasňuje vaše cíle, podrobně popisuje práci, buduje tým a provádí a sleduje práci. Nejlepší z úspěchu!