5 Rozdíly mezi projekty a podniky jako obvyklé

Pracujete na projektu? Nebo jste součástí každodenního provozu svého podniku?

Když mluvím s lidmi v týmech, často mi říkají, že si nejsou jisti, zda pracují na projektu nebo funkci obvyklou. Obě jsou vyžadovány v organizaci a jsou stejně platné, ale pomáhají pochopit, na čem pracujete, takže můžete lépe zjistit, kde se v organizaci vejde.

Existuje pět hlavních rozdílů mezi prací na projektu a podnikáním jako obvykle (často zkráceně BAU).

Změna vs. identifikace podnikání

Za prvé, je rozdíl v tom, jak se s tím zachází.

Podnikání probíhají obvyklým způsobem. Udržují světla, slouží zákazníkům a zasáhne cíle. Týmy BAU jsou také první, kdo ví, kdy nefungují stávající procesy a které již nejsou užitečné. Když se to stane, týmy BAU identifikují potřebu změny.

Manažer, jako součást strategického přezkumu, může navrhnout, jaké změny je třeba provést, aby jednotka dosáhla svých cílů. Nebo člen týmu může podat návrh na změnu. Na opačném konci spektra můžete mít vedoucího pracovníka kompletní obchodní případ, jehož cílem je přinést změny potřebné k tomu, aby jejich rozdělení dosáhlo svých ročních cílů.

Není to jen zefektivnění obchodních procesů. Ti, kteří pracují v rolích BAU, si také mohou uvědomit, že změna je nezbytná z důvodu posunů v regulačním rámci nebo jako součást konkurenčního prostředí organizace. Personál Frontline pracuje na strategii a ví, co chce, aby se tam dostal.

Na druhou stranu projekty pomáhají realizovat všechny tyto změny. Projekty přinášejí změny do a prostřednictvím funkcí BAU pomocí projektového řízení. Objasníme, co je projektové řízení dále. Projektová organizace pracuje na realizaci změn, které identifikovaly týmy BAU. To se děje, jakmile projekt prošel schvalovacím procesem, což je obvykle obchodní případ a schválení vrcholového managementu.

To neznamená, že by lidé v roli projektu nemohli nikdy navrhnout zlepšení obchodní praxe, ale budou tak činit spíše v rámci své role jako zaměstnance, než jako součást jejich projektové role.

Toto rozdělení, o kterém budete také hovořit jako o „změně podnikání, podnikání“, je patrné i na konci projektů. Změnou realizovaného projektu je výstup. To by mohl být nový software, budova, nová služba nebo něco jiného. Tým BAU je odpovědný za to, že to bude provádět a bude jej využívat k poskytování výhod. Jinými slovy, projekt poskytuje schopnost získat výhody a operace BAU tuto schopnost využívají k získání výhod.

Řízení vs. zmírnění rizika

Aby byly podniky jako obvyklé funkce účinné, najdete týmy BAU, které se snaží zmírnit všechna rizika spojená s provozem. Dobrá věc je vzít si nejistotu z podnikání pro lepší organizační stabilitu a opakovatelné procesy.

Projekty, které jsou svou povahou jedinečné a nejisté, vyžadují rizikový prvek. Společnost dělá trochu skok do neznáma tím, že dělá projekt, protože zavádí změny a dodává něco, co tam předtím nebylo.

Projektové týmy proto přistupují k riziku jiným způsobem než týmy BAU. Projektoví manažeři se snaží řídit rizika - pozitivní i negativní -, aby získali co nejlepší výsledky. To by mohlo zahrnovat zmírňující riziko, které by se pokusilo omezit pravděpodobnost, že se tak stane, ale zahrnuje i další strategie řízení rizik. Je nepravděpodobné, že byste někdy na projektu zmírnili riziko, ale můžete to udělat z dobrých provozních důvodů pro práci s BAU.

Jedním z nich je Time-Bound, druhý je probíhající

Projekty mají datum začátku, středu a konce a jsou jednorázovou událostí. Toto je životní cyklus projektu. Ve skutečnosti je nejdůležitější charakteristikou projektu, že končí. Projektový manažer a tým pracují na projektu během této doby. Na konci je tým rozpuštěn.

BAU nekončí a pokračuje. Samozřejmě můžete funkci ukončit nebo zastavit proces, pokud již není pro podnik nutný - ačkoliv by to bylo řízeno jako projekt! Funkce BAU vytváří průběžnou práci bez předvídatelného data ukončení.

Vydělávat nebo nevydělávat

Projekty mohou být kapitalizovány a často BAU nemůže být - spoléháte se na provozní náklady na probíhající práci jako obvykle. Jinými slovy, účetní postupy pro projekty a jiné úkoly jsou odlišné.

Financování projektů často souvisí s uvedením aktiv do provozu - což znamená, že náklady mohou být kapitalizovány. V některých případech, v závislosti na tom, kde se nacházíte ve světě a místních účetních předpisech, můžete dokonce realizovat projektové náklady pod hranicí.

Náklady BAU jsou obvykle považovány za provozní náklady a jsou sledovány ve výkazu zisku a ztráty společnosti.

Financování projektů a financování podniků je obecně velmi specializovanou oblastí, takže je nejlepší vždy se poradit se svými finančními experty, než budete rozhodovat o tom, co by mělo a nemělo být ve vaší organizaci aktivováno. Účetní pravidla se liší podle země, a dokonce i organizace, kde jednotlivé podniky mají konkrétní procesy a způsoby, jak dělat věci.

V případě pochybností vždy zkontrolujte!

Křížové funkční a funkční týmy

Konečně je zde velký rozdíl v make-upu projektových týmů. Projekty inklinují k zapojení multidisciplinárních týmů odborníků, kteří jsou spojeni, aby poskytli konkrétní výstup. Vědět, jak motivovat projektový tým je důležité, protože ne všichni mohou znát konkrétní cíl na samém počátku. Pokud lidé nemají jasnou představu o tom, na čem pracují, mají tendenci dělat svou nejlepší práci.

Projektové týmy jsou tvořeny lidmi, kteří plní určité role. Nejedná se o pracovní tituly, ale o pozice v rámci projektu s odlišnými povinnostmi. Hlavní role v projektovém týmu jsou:

• Sponzor projektu
• Projektový manažer
• Hlavní dodavatel (organizace odpovědná za práci, která by mohla být interním týmem, jako je IT nebo externí dodavatel nebo dodavatel)
• Zákazník (to může být interní zákazník, např. Jiný vedoucí oddělení, nebo v organizaci klientských služeb zákazník, pro kterého realizujete projekt)
• Odborníci na danou problematiku (lidé přivezeni do týmu buď po dobu trvání projektu nebo jeho části, kteří využívají své odborné znalosti, aby přispěli k úspěchu projektu).

Zjistěte více o rolích v projektovém týmu.

Na druhé straně práce BAU je řízena funkčními týmy. Jsou to experti ve svém vlastním právu, ale seskupení jako divize. Obvykle je méně křížového funkčního překrývání s jinými útvary než projektové týmy.

Obvykle je jasné, na čem mají týmy BAU pracovat a jaké jsou cíle jasné. Budou mít definované cíle a vizi úlohy, kterou oddělení ve společnosti hraje. Příkladem může být tým zákaznických služeb, který pracuje jako součást větší divize zákaznických služeb, která zpracovává hovory a e-maily od zákazníků o vašem produktu.

Je to komplikované, protože se může překrývat. Například vedoucí týmu v tomto call centru je specialistou v oboru. Mohou být vysláni do projektového týmu za účelem řízení pracovního balíčku a zdrojů souvisejících s poskytováním části projektu, která se týká kontaktu se zákazníkem. Ale ve své práci na projektu berou roli odborníka na danou problematiku, nikoli vedoucího týmu zákaznických služeb. Jako člen projektového týmu budou zodpovědní za svou část rozpočtu projektu a budou mít vysoký stupeň uvážení, jak je práce prováděna s cílem splnit konečné cíle.

Nemusí to mít v roli BAU.

Konflikty BAU a projektu

Projektová práce a práce BAU mohou sedět pěkně vedle sebe, ale často může být napětí. Stává se to proto, že se projekty snaží změnit status quo. Status quo funguje docela dobře a lidé většinou nemají rádi změnu.

Za druhé, když žádáte lidi, aby se připojili k vašemu projektovému týmu, mohou trpět konfliktem loajality. Je jejich první zodpovědnost za jejich práci nebo za projekt? Jasné cíle a silný závazek k řízení ze strany managementu mohou pomoci, stejně jako udržet otevřené komunikační linie, aby věděly, jaké by měly být priority.

Za třetí, prioritou je vždy udržení provozu. To má důsledky pro projektové týmy, které by mohly vidět, že jejich financování je sníženo, klíčové zdroje staženy zpět do rolí BAU a časové rámce zpožděné, protože udržování každodenních operací organizace bude přitahovat pozornost.

Projektoví manažeři mohou být z toho frustrováni, ale vždy to tak bude a mělo by to být. Nemá smysl přinášet fantastický projekt, pokud společnost mezitím skončila a není nikdo, kdo by mohl použít to, co jste postavili!

S ohledem na tyto pokyny by mělo být snadné zjistit, zda pracujete na projektech nebo BAU nebo na obou.