Jak vytvořit registr rizik projektu

01 Návrh dobrého registru rizik

Jedním ze způsobů, jak podpořit účast na řízení rizik, je dobrý návrh registru rizik. Správný formát vám a ostatním členům projektového týmu rychle sdělí celkovou úroveň rizika v projektu.

Mělo by umožnit uživatelům snadný přístup k podrobnějším informacím o jednotlivých rizicích v případě potřeby. To zase povzbuzuje každého, aby přemýšlel o rizicích - pozorování nových, jak vznikají, a monitorování a přijímání opatření ke zmírnění stávajících rizik.

02 Zahrnout pravá pole

Váš registr rizik by měl přinejmenším obsahovat jedinečný identifikátor pro každé riziko, jeho popis, opatření, která mají být přijata v reakci, a vlastníka úkolu.

Popisy by měly být stručné a k věci. Riziko identifikované jako „Dešťové poškození“ může například zahrnovat tento popis: „Silný déšť by mohl zaplavit pole a způsobit zkázu plodin“.

03 Doplňková opatření

Možná budete chtít zahrnout kvantitativní míry pravděpodobnosti, dopadu a celkového rizika a zbytkové hodnoty po zmírnění rizikovějších projektů.

Číselné pole, které se vypočítá automaticky, může být užitečné, pokud používáte techniku ​​hodnocení rizika, jako je metoda Monte Carlo. Mezi další užitečná pole patří klíčová data, kategorie rizika, kategorie rizikové reakce, blízkost, náklady na zmírnění a stav.

Počet polí, které můžete zahrnout, není omezen, ale na úrovni zobrazení seznamu by měla být zobrazena pouze klíčová pole. Vyhněte se ohromujícím uživatelům tím, že umístíte zbytečné podrobnosti do úrovně zobrazení seznamu. V ideálním případě diváci, kteří potřebují více informací, kliknou na detaily.

04 Další možnost

Možná budete chtít vytvořit databázi registrů rizik pro každý projekt, abyste nebyli omezeni na standardní sadu polí. Přestože tabulka vám může pomoci sledovat vaše projekty, zejména menší projekty, může být databáze vytvořená se softwarem jako je Kahootz nebo Podio lepší. V případě potřeby usnadňují přidávání dokumentů a velkého množství textu.

05 Semafory

Je těžké porazit systém semaforů pro vizuální dopad. Uživatelé vědí, že červená znamená vysoké riziko, jantar znamená střední riziko a zelené riziko je nízké. Tyto rychlé vizuální podněty pomáhají čtenářům rychleji skenovat informace.

06 Bezpečnostní funkce

Možná budete chtít podpořit účast tím, že umožníte všem členům projektového týmu a možná některým zúčastněným stranám, aby si prohlíželi registr rizik. Měli byste však nastavit přístupová práva uživatele tak, aby je mohli upravovat pouze klíčoví vlastníci a manažeři rizik. Potřebujete auditní stopu, kdo a co změnil.

07 Souhrnný rizikový profil

Členové vrcholového projektového týmu a zúčastněné strany nemusí mít čas strávit přehled o každém riziku. Souhrnný rizikový profil jim poskytuje rychlý obraz o celkových rizicích projektu. Zobrazuje počet rizik na každé úrovni pravděpodobnosti a dopadu.

08 Je to všechno o komunikaci

Nezapomeňte, že registr rizik projektu neuvádí pouze rizika a opatření ke zmírnění. Jedná se o komunikační nástroj, který zapojuje vaše kolegy do řízení rizik. Váš návrh by měl odrážet tento cíl s různými pohledy na různá publika.