Pět fází projektu

Zatímco některé projektové metodiky, jako jsou agilní přístupy, komprimují nebo opakují následující fáze v rychlejších, opakujících se cyklech, práce každého stupně je v každém projektu viditelná a odlišná.

Formální projekty následují pětstupňový proces jako následný krok

1. Zahájení: tvorba projektového týmu, pronajímání projektů a zahajování.
2. Plánování: finalizace rozsahu projektu, vymezení podrobného členění práce, posouzení rizika, identifikace požadavků na zdroje, dokončení harmonogramu a příprava na vlastní práci.
3. Provedení: provádění skutečné práce požadované definicí a rozsahem projektu.
4. Monitor a ovládání: skutečného řízení, podávání zpráv a kontroly zdrojů a rozpočtů během prováděcí fáze.
5. Zavřít projekt: realizace projektu, hodnocení získaných poznatků, přerušení projektového týmu.

Tradiční projektový tok

Bez ohledu na velikost projektu je pohyb fázemi stejný. Projekt je zahájen nebo zahájen s chartou, která identifikuje projektového manažera a popisuje význam projektu.

Jakmile byl projekt zahájen, přejde do fáze plánování. Hlavní a pracovní týmy zde identifikují nezbytnou práci, která má být dokončena, aby se dosáhlo rozsahu projektu a vytvořily odhady a hodnocení času, nákladů, zdrojů a rizik.

Po fázi plánování začíná práce a probíhá v definovaném pořadí nezbytném pro přechod z předchůdce nebo předchozích činností k následným činnostem. Důležitou roli v této fázi hrají závislosti na projektu.

V průběhu realizace pokračuje projektový manažer a členové týmu, monitorují, reportují a řídí celkový projekt s důrazem na kritické aktivity. Tato práce pokračuje až do dokončení fáze realizace a předání projektu zákazníkovi.

Závěrečná fáze, ukončení projektu, zabalení dodávky, vyhodnocení získaných poznatků a odložení projektového týmu tak, aby mohli členové přistoupit k další iniciativě.

Pro agilní nebo iterativní projekty vývojového typu se plánování a realizace provádějí v krátkých výkyvech nebo sprintech, přičemž fáze se opakují až do dokončení projektu k spokojenosti zákazníka.

Zahájení

Solidní iniciace projektu nejenže nastaví váš projekt na úspěch, ale také položí základy pro všechny budoucí etapy. Během inicializace budete přiděleni členům projektového týmu, informujte je o celkových cílech projektu a požádejte klienta nebo vlastníka projektu o co nejvíce otázek, abyste mohli projekt efektivně naplánovat. Je to také skvělý čas vybudovat týmové nadšení o projektu a shromažďovat veškeré detaily, které by mohly ovlivnit plánování projektu. Další kroky zahrnují:

• Analýza zúčastněných stran
• Postavení výkonného sponzora
• Vývoj a komunikace dokumentu charty
• Formální úvodní setkání

Plánování

Jakmile projekt zahájíte a shromáždíte všechny relevantní informace, začnete plánovat svůj projekt. Fáze plánování závisí na velikosti vašeho projektu, na tom, kolik informací musíte organizovat a jak velký je váš tým. Výsledkem plánování by měl být jasný plán projektu nebo harmonogram, ze kterého budou všichni plnit své zadané úkoly. Při plánování projektu je velmi užitečné použít program plánování projektu, jako je například Microsoft Project nebo Basecamp. Pokud nemáte přístup k některému z těchto programů, proveďte obecné vyhledávání online pro bezplatný software pro plánování projektu.

I když je použití programového plánování užitečné, není to vždy nutné. Použití programu Excel a aplikace Word k vytvoření plánu a jeho sdělení týmu je stejně účinné. Konkrétní úkoly ve fázi plánování zahrnují:

• Vytvoření komunikačního plánu pro různé zúčastněné strany.
• Vypracování podrobné struktury členění práce.
• Identifikace kritické cesty.
• Vykreslování zdrojů na projektovém plánu a zpřesnění řazení práce na základě závislostí projektu a omezení zdrojů.
• Vypracování podrobného rozvrhu.
• Posouzení rizik a vypracování plánu stanovení priorit a zmírnění rizika.

Provedení

Nyní, když máte solidní plán projektu, může tým začít provádět projekt proti zadaným úkolům. Je to fáze, kdy každý začíná dělat práci. Budete chtít oficiálně zahájit fázi provádění s osobními schůzkami, abyste zajistili, že každý má to, co potřebuje, aby mohl začít vykonávat svou část projektu. Získání týmu na správné cestě je nedílnou součástí úspěchu projektu, a tak jasně formulovat plán a komunikační plán.

Monitor a řízení

Zatímco je projekt ve fázi provádění, začnete jej sledovat a kontrolovat, abyste zajistili, že se bude pohybovat podle plánu. Existuje mnoho způsobů, jak projekt sledovat a řídit. Příležitostné check-iny s vedoucími týmu, organizované denní "stand-ups", nebo více formální týdenní stav setkání jsou efektivní. Informace, které vycházejí z těchto schůzek nebo komunikačních kanálů, budou informovat smyčku zpětné vazby a nakonec i jakékoli nové plánování a úpravy, které jsou pro projekt nezbytné. Mezi další důležité aktivity v této fázi patří:

• Dodržování předem stanoveného komunikačního plánu pro zajištění informovanosti zainteresovaných stran o stavu projektu.
• Sledování pracovních týmů a pracovních činností na kritické cestě.
• Identifikace příležitostí ke zlepšení výkonnosti harmonogramu rychlým sledováním nebo dokončením činností paralelně nebo tam, kde je to nutné, rozbitím plánu přidáním zdrojů.
• Sledování skutečných a plánovaných nákladů.
• V některých případech monitorování, kalkulace a vykazování vydělané hodnoty pro plán projektu.
• Monitorovat a zmírňovat rizika a podle potřeby vylepšovat plán rizik.

Zavřít projekt

Jakmile jsou všechny podrobnosti a úkoly vašeho projektu dokončeny a schváleny klientem nebo vlastníkem projektu; můžete konečně zavřít svůj projekt. Uzavření projektu je stejně důležité jako jeho zahájení, plánování a realizace. Budete chtít dokumentovat všechny informace z projektu a uspořádat je přehledně, abyste se k němu mohli v případě potřeby vrátit. Je to také vhodná doba na to, aby se na projektu konalo post-mortem, aby se všichni členové týmu mohli zamyslet nad tím, co bylo v průběhu projektu správné nebo špatné. Mělo by být také zdokumentováno, aby výsledek mohl být sdílen s ostatními členy projektu a uložen ve složce historie projektu.

Konečně je důležité formálně přerušit projektový tým, poskytnout zpětnou vazbu a hodnocení výkonnosti, jak je uvedeno v politice vaší firmy.